Die E-Rechnungspflicht 2025: XRechnung & ZUGFeRD für Handwerker einfach erklärt

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine weitreichende gesetzliche Änderung in Kraft, die fast jeden selbstständigen Handwerker betrifft: Die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business).

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Das vom Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz bildet die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Ziel des Gesetzgebers ist es, die Prozesse in der Wirtschaft zu digitalisieren, die Verwaltung effizienter zu gestalten und insbesondere den massiven Umsatzsteuerbetrug in Europa einzudämmen.

Eine E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes ist keine auf Papier gedruckte und eingescannte Rechnung und auch keine simple PDF-Datei. Es handelt sich hierbei um ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss.

Die Stufen der Einführung für Handwerker

• Ab 1. Januar 2025 (Empfangspflicht): Jeder inländische Unternehmer im B2B-Bereich muss technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können.
• Übergangsphase bis Ende 2026/2027: Die Ausstellungspflicht wird gestaffelt. Kleinere Betriebe (unter 800.000 Euro) dürfen bis Ende 2027 weiterhin PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2028: Die strukturierte E-Rechnung ist für alle B2B-Umsätze uneingeschränkt Pflicht.

Formate im Detail: XRechnung und ZUGFeRD

Zwei Formate haben sich etabliert:
1. XRechnung: Ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung für das Auge. Perfekt für Computer.
2. ZUGFeRD: Ein hybrides Format. Es verbindet eine sichtbare PDF-Komponente (PDF/A-3) für den Menschen mit einem eingebetteten XML-Datensatz (der XRechnung entspricht) für die Maschine.

Wie sich Handwerker jetzt vorbereiten müssen

Das Warten auf 2027 ist riskant. Da bereits 2025 die Empfangspflicht besteht, müssen Sie aufrüsten. Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach ein, prüfen Sie Ihre Software und klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Schnittstellen (z.B. DATEV).

Ihre alte Word-Vorlage reicht nicht mehr. Die hybride ZUGFeRD-Rechnung stellt sicher, dass Ihr Branding beim Kunden erhalten bleibt, während das System im Hintergrund die XML-Daten mitliefert.