Warum Excel & Word für Rechnungen nicht mehr GoBD-konform sind

Viele Handwerker nutzen seit Jahren Microsoft Word oder Excel, um ihre Kundenabrechnungen zu erstellen. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung der Finanzämter rückt die Unveränderbarkeit von Buchungsbelegen ins Zentrum.

Was die GoBD für Handwerker bedeuten

Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Jedes Dokument, das für die Umsatzsteuer oder Ertragsteuer relevant ist, muss so verwaltet werden, dass es für die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren den GoBD-Kriterien entspricht.

Der Mythos der Unveränderbarkeit bei Word und Excel

Die Kernanforderung der Finanzverwaltung an eine elektronische Rechnung ist ihre Unveränderbarkeit. Eine gebuchte und versendete Rechnung darf nachträglich nicht mehr abgeändert werden können, ohne dass der ursprüngliche Zustand und die Änderungsprotokolle für einen Prüfer ersichtlich bleiben.

• Das Problem mit Word: Ein Textdokument kann jederzeit geöffnet und eine Summe ausgetauscht werden. Wer das Datum ändert, fälscht damit ein steuerrelevantes Dokument.
• Das Problem mit Excel: Hier können sich Formelfehler einschleichen, Zeilen gelöscht oder nachträglich überschrieben werden.

Reicht es, die Rechnung als PDF zu speichern?

Nein. Das BMF-Schreiben stellt in Randziffer 110 klar, dass eine bloße Speicherung in einem einfachen Dateisystem (Windows Explorer) den Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit grundsätzlich nicht genügt, wenn die Datei austauschbar bleibt.

Die fatalen Folgen bei einer Betriebsprüfung

Treffen Prüfer auf eine Buchhaltung, die nachweislich mit Word oder Excel betrieben wurde, können sie die formelle Richtigkeit der gesamten Aufzeichnungen verwerfen. Die Konsequenz: Der Prüfer darf den Umsatz schätzen (Hinzuschätzung), was zu massiven Steuernachzahlungen führt.

So geht es richtig: GoBD-konforme Rechnungssoftware

Dabei hilft spezielle Handwerkersoftware:
1. Festschreibung: Das Dokument im System wird "festgeschrieben" (wie ein Stempel).
2. Storno-Prozess: Es muss eine Stornorechnung zur Neutralisierung erstellt werden.
3. Protokollierung: Logging jeder Aktion in der Datenbank.